Die perfekte E-Mail
Im Geschäftsleben gibt es für E-Mails einige Grundregeln. Niemand wird eben mal so einen Brief abschicken, denn das würde dem Image schaden. Erstaunlicherweise sind viele bei E-Mail nicht so sensibel. E-Mails tendieren zwar dazu, etwas salopper formuliert zu werden als Papierkommunikation, aber auch bei E-Mails sollte es eine gewisse Schmerzgrenze geben. Wenn man also jemandem etwas mitteilen will, sollte man dafür sorgen, dass der Empfänger das auch lesen kann. Dies geht über die bloße Möglichkeit, den Text zu entziffern, hinaus. Nachlässig verfassten und gestalteten E-Mails haftet schnell der Hauch von Unprofessionalität an und sie hinterlassen einen schlechten Eindruck.
Wer auf E-Mails nicht reagiert oder sie erst nach Tagen beantwortet, missachtet die Gesetze des schnellen Mediums. Selbst wenn die Zeit knapp ist oder noch keine Auskunft gegeben werden kann, darf der Absender eine kurze Empfangsbestätigung mit dem Hinweis auf eine baldige, ausführliche Antwort erwarten. Generell werden schlampig, fehlerhaft oder gar rüde formulierte Mails als Respektlosigkeit aufgefasst und können dazu führen, dass Aufträge verloren gehen.
Der E-Mail-Versender sollte sich vor dem Abschicken großer Botschaften einige Gedanken über den Adressaten machen. Anbieter überfrachten ihre Nachrichten mit Bildern und Sounds, ohne daran zu denken, dass manche ihrer Kunden vielleicht nur einen langsamen Modem-Anschluss besitzen. Andere bringen sich ohne Not fast täglich in Erinnerung und müllen so die Postfächer ihrer Empfänger voll. Es mag aufwändig sein, aber es hilft, in Erfahrung zu bringen, welcher Ansprechpartner, welche Information wann braucht. Kleine gezielte Verteiler sind so gesehen meist sinnvoller als umfangreiche Massenaussendungen. Von zentraler Bedeutung für jede E-Mail ist jedoch der Ton, indem sie verfasst wird. Freundliche Formulierungen helfen über manchen Tippfehler hinweg.
Um dem Empfänger die Kontaktaufnahme zu erleichtern, sollte der E-Mail eine Signatur angefügt werden, die folgende Daten enthält: Name, Firma, Anschrift, Telefon- und Faxnummer. Zudem kann in diese gleich die Verabschiedungsfloskel mit aufgenommen werden, dann wird sie nicht vergessen. Die Signatur sollte nicht nur beim Senden, sondern auch beim Antworten auf E-Mails eingebettet werden. So kann der Empfänger den Antwortweg frei wählen und damit schneller und ohne großen Aufwand auf Ihre Kontaktdaten zugreifen.
Eine E-Mail ist genauso vertraulich wie ein Brief zu behandeln; sie darf nur mit Zustimmung des Absenders an andere weitergeleitet werden. Auch hier gilt das Postgeheimnis. Im Fall der Abwesenheit eines Kollegen hat auch der EDV-Administrator ohne entsprechende Erlaubnis nicht das Recht, dessen Posteingang zu bearbeiten.
