Brief-Korrespondenz
Der richtige Stil in der Korrespondenz gehört heute ebenso zu den modernen Umgangsformen wie das persönliche Auftreten beim Kunden. Sie kommen bei anderen einfach besser an, wenn Sie bestimmte Regeln beachten. Lesen Sie Ihre Briefe vor dem Absenden so, als seien Sie Ihre eigenen Leser. Dann wissen Sie, ob Ihre Adressaten verstehen können, „wer“, „wann“, „was“, „wo“, „warum“, „wozu“ und „wie“ getan hat oder tun soll. Und Sie erkennen, was Sie an Ihrer Art zu korrespondieren ändern sollten. In besonders kniffligen Fällen kann es auch sinnvoll sein, eine außen stehende Person Ihres Vertrauens nochmals gegenlesen zu lassen.
Nach dem DIN-5008-Typometer beginnt die Anschrift auf einem DIN A 4-Briefbogen 6 cm unterhalb des Blattrands – ideal für Fensterbriefumschläge und für die weitere Aufteilung des Bogens. Die Anschrift für Privatpersonen im Inland enthält:
- die Anredeform: Herrn/Frau
- eventuelle Titel und Grade, Vorname, Name
- Straße oder Postfach und Nummer
- Postleitzahl und Ort
Bei ausländischen Anschriften beachten Sie bitte zusätzlich folgende Dinge:
- Bestimmungsort in Großbuchstaben möglichst in der Sprache des jeweiligen Bestimmungslandes
- Länderbezeichnung in deutscher, französischer oder englischer Sprache und in Großbuchstaben als letzte Zeile der Anschrift (in jedem Fall ohne Länderkennzeichnung oder ISO-Kennung)
Bei Geschäftspost kommt vor der Anrede die Betreff-Zeile, wobei der manchmal noch übliche Vermerk:
- "Betr.:" in der modernen Korrespondenz entfällt.
- lautet konservativ immer noch "Sehr geehrte ..."
- kann eine Mischform annehmen: "Sehr geehrte, liebe ..."
- dem mündlichen Gruß: "Guten Tag Frau Meier" bzw. lockerer "Hallo Herr Müller" entsprechen.
Wenn der Text verfasst wurde, sollte man diesen kritisch hinterfragen:
- Sind Rechtschreibung und Grammatik korrekt?
- Was kann ich zum schnelleren Erfassen des Sachverhalts wie umstellen?
- Welches Layout, welche Hervorhebungen machen den Text lesbarer?
- Halten Sie die Perspektive des Verfassers durch: keine Mischung von "wir" und "ich".
- Ein P.S. wird meist nach Betreff und Anrede und vor dem Hauptteil gelesen.
- Floskeln ("mit vorzüglicher Hochachtung"), gestelzte Wendungen ("unter Berücksichtigung der durch Ihre geschätzte Geschäftsleitung vorgetragenen Vorgehensweise erlauben wir uns") und Füllwörter ("kurz", "eigentlich") sind nicht zeitgemäß. In der heutigen Zeit von Reizüberflutung zum einen und demokratischerem Miteinander schreiben Sie kurz und bündig, wie Sie sprechen.
Die Schlussformel sollte dem Gesamt-Ton Ihres Texts entsprechen.Gängig ist "Mit freundlichen Grüßen". "Hochachtungsvoll" ist sehr distanziert, wird oft sogar als ironisch betrachtet. Zum persönlichen Brief passt ein persönlicher Gruß. Sehr persönlich wirkt ein entsprechend der Anrede von Hand verfasster Gruß.
